Tillbaka
Blogg
Ska du kanske grunda en egen butik och funderar därför över ett lämpligt kassasystem? Eller överväger du att uppdatera ditt nuvarande kassasystem till något nyare?
Det finns ett otal kassasystem att välja mellan och man blir lätt yr i huvudet. Någon bjuder ut nyaste nya molnkassa och hos andra hittas kassor som är kopplade till system för funktionsstyrning. Valet av systemleverantör är också av stor betydelse för vilket stöd som kommer att finnas för användning och utveckling.
Kassasystemet är i bästa fall till stor hjälp i vardagsrutinerna och ska därför väljas med omsorg. Med över trettio års erfarenhet av handelsbranschen har vi sammanställt nio tips som kan hjälpa dig att hitta rätt lösning.
1. Definiera affärsmodellen
I valet av kassasystem är det bäst att först och främst beakta vilka alla kanaler du vill utnyttja för att sälja och marknadsföra dina produkter. Om du vill ta i bruk alla tillbudsstående kanaler ska du välja en kassalösning som enkelt överför data om produkter, priser, presentkort, kampanjer, kunder, försäljning och lagersaldo till nätbutiken. Samtidigt får du en totalvy över alla dina kunders inköp och slipper slå in samma data i olika system.
2. Ställ upp en budget för anskaffningen av kassasystem
Priset på ett kassasystem beror på antalet butiker och kassor, kapacitetsbehov, produktregistrets omfång och integration med andra system. Hårdvarupris och betalningslösningar höjer kostnaderna. Det finns också stora variationer i omfånget på projektet för ibruktagandet. Fundera över hur systemanskaffningen ska finansieras och var noga med att kolla hur långt avtal du binder dig för. Traditionella system kan ofta införskaffas antingen genom att betala största delen i början eller genom att dela upp kostnadsbördan enligt månadsavgiftsmodell, bekant från molnbaserade system.
3. Kontrollera systemleverantörens pålitlighet
När du kartlägger lämpliga systemleverantörer ska du också kolla aktörens ekonomiska soliditet och aktivitet i fråga om att utveckla kassasystem. Ekonomiska data hittar du lättast med hjälp av gratistjänster, såsom Finder, eller genom att beställa en avgiftsbelagd, mer omfattande rapport från till exempel Suomen Asiakastieto. Intervjua systemleverantörerna innan du gör ditt val och försäkra dig om att systemet innehåller tillräckligt många färdiga funktioner. Utred också i hur utbredd användning systemet är och om utvecklingsarbetet hänger på en enda stor kund eller om också mindre kunder tas i beaktande. En bra systemleverantör kan också erbjuda dig tilläggstjänster, antingen sina egna eller sina kompanjoners (till exempel mobilbetalning, butiksdisplayer, självbetjäning).
4. Försäkra dig om systemleverantörens sakkunskap
Det är viktigt att välja en systemleverantör som känner din bransch och som på basis av sin erfarenhet kan rekommendera en lösning som är bäst just för dig. Försäkra dig om att systemets funktioner har testats i praktiken och att resultaten motsvarar dina förväntningar. En bra systemleverantör har koll på vilka framtida förändringar som är på gång i anslutning till din bransch, såsom EU:s nya uppgiftsskyddsreform GDPR, och klarar av att utveckla sitt system i enlighet med dessa. En fungerande samarbetsmodell ger dig också nya idéer för ditt företag och information om annan utveckling inom branschen.
5. Fundera på kassasystemets viktigaste funktioner
När du har plockat ut de bästa potentiella systemleverantörerna är det dags att närmare överväga vilka egenskaper du behöver som stöd för ditt företag och för att spara på din arbetstid. Tänk ut vilka rutinprocesser i vardagen som tar för mycket tid och be systemleverantören komma med förslag till lösning. Det system du väljer borde åtminstone möjliggöra automatisk riktad marknadsföring och lagerhantering samt erbjuda olika alternativ för betalning. För att du ska få bästa möjliga nytta av systemet behöver du utbildning för ibruktagandet och kontinuerlig hårdvarusupport. Kontrollera hur och med vilken tidtabell systemleverantören är beredd att betjäna dig vid eventuella problem med hårdvaran samt vilka tänkbara tjänster som inte ingår i priset.
6. Beakta kompatibiliteten med dina andra system
För att driva ditt företag räcker det inte med ett kassasystem. Du behöver också andra system. Ditt kassasystem kan vara hur bra som helst, men det är helheten av system som avgör hur smidigt ditt företag fungerar. Det gäller alltså att se till kompatibiliteten. I synnerhet ekonomiförvaltningstjänster har en nära koppling till kassafunktionerna. Försäkra dig om att den lösning du väljer erbjuder bokföring, inköps- och försäljningsreskontra samt fakturering, antingen som inbyggd del av lösningen eller som en framtida möjlighet.
7. Se till att det finns tillgång till analys
Som stöd för att utveckla ditt företag behöver du maximalt tillförlitlig och tydligt disponerad analys. Se alltså till att ditt kassasystem enkelt ger dig alla behövliga rapporter och analyser. Täckande analys är till hjälp bland annat för att bygga en budget på försäljning och inköp och för uppföljning av resultat i förhållande till budget. Du ser också hur olika produktgrupper, kampanjer, produkter och butiker säljer, skilt för sig så att du kan budgetera för var och en av dem och följa med hur det lyckades. Dessutom kan du ta i bruk en kundräknare för butiken och ställa den informationen i relation till försäljningen.
8. Dra nytta av systemets andra brukare
Du är inte den enda som kämpar med dessa frågor, så varför skulle du inte utnyttja kamratstöd? Utred vilka lösningar affärerna i grannskapet eller dina konkurrenter använder sig av, och vad de tycker om sina lösningar. Eller: om du redan tänker dig en viss systemleverantör kan du be att få kontaktuppgifterna till en referenskund. Kontrollera att systembrukarens behov motsvarar dina egna, för att beskrivningarna ska ge dig så relevant information som möjligt.
9. Testa kassasystemet
Innan du har fattat ditt beslut om inköp demonstrerar en systemleverantör gärna konkreta tillämpningar av och funktioner hos sina olika kassasystem. Dra dig alltså inte för att be om att först få använda systemet på prov, så att du kan testa lösningen i vardaglig användning. Efter testet kan du rikta exaktare frågor och utvecklingsförslag till systemleverantören. Den vägen kan du försäkra dig om att du får ett kassasystem som är rätt för just ditt företag.